Beauftragte in der Pflege: Wer ist Pflicht? (2026)

Inhaltsverzeichnis

1. Was sind Beauftragte in der Pflege?
2. Übersicht: Welche Beauftragten sind Pflicht?
3. Was gilt ab dem ersten Beschäftigten?
4. Was gilt ab mehr als 20 Beschäftigten?
5. Was gilt ab 50 Beschäftigten?
6. Hygiene, Qualität und Praxisanleitung
7. Pflegeheim oder ambulanter Pflegedienst – was ist anders?
8. So gehst du vor
9. Häufige Fragen
10. Quellen

Was sind Beauftragte in der Pflege?

Beauftragte in der Pflege sind Mitarbeitende, die neben ihrer eigentlichen Tätigkeit eine besondere Verantwortung für ein Fachgebiet übernehmen – etwa Hygiene, Arbeitssicherheit, Medizinprodukte oder Datenschutz. Sie werden vom Träger schriftlich benannt und unterstützen die Leitung. Die rechtliche Verantwortung bleibt aber beim Träger bzw. bei der Einrichtungsleitung.

Manche Beauftragte sind gesetzlich vorgeschrieben, andere nur empfohlen. Entscheidend sind meist zwei Fragen: Wie viele Beschäftigte hat deine Einrichtung? Und handelt es sich um eine vollstationäre Einrichtung oder einen ambulanten Dienst?

Übersicht: Welche Beauftragten braucht eine Pflegeeinrichtung?

Die Tabelle fasst Bundesrecht und Unfallverhütungsvorschriften zusammen. Landesrecht, Heimaufsicht oder Versorgungsverträge können weitere Vorgaben enthalten.

Welche Beauftragten braucht jede Pflegeeinrichtung ab dem ersten Beschäftigten?

Ersthelfer nach DGUV Vorschrift 1

§ 26 DGUV Vorschrift 1 verlangt bei 2 bis 20 anwesenden Versicherten mindestens einen Ersthelfer. Darüber gilt eine Quote: 5 % in Verwaltungs- und Handelsbetrieben, 10 % in sonstigen Betrieben. Gute Nachricht für die Pflege: Wer eine abgeschlossene Ausbildung in einem Gesundheitsberuf hat, kann als Ersthelfer eingesetzt werden. Die Fortbildung erfolgt in der Regel alle zwei Jahre.

Brandschutzhelfer nach ASR A2.2

Die Technische Regel für Arbeitsstätten ASR A2.2 sieht in der Regel mindestens 5 % der Beschäftigten als Brandschutzhelfer vor. In Pflegeheimen leben viele Menschen mit eingeschränkter Mobilität – dort ist laut Gefährdungsbeurteilung meist ein höherer Anteil nötig. Denk auch an Nachtdienst, Urlaub und Krankheit: Zu jeder Schicht sollte ein Brandschutzhelfer im Haus sein.

Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit

Nach dem Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) und der DGUV Vorschrift 2 müssen Arbeitgeber eine betriebsärztliche und sicherheitstechnische Betreuung sicherstellen. Kleine Betriebe bis 10 Beschäftigte nutzen meist die Regelbetreuung mit Grundbetreuung, bis 50 Beschäftigte ist alternativ das „Unternehmermodell“ möglich. Teilzeitkräfte werden dabei anteilig gezählt.

Was gilt ab mehr als 20 Beschäftigten?

Beauftragter für Medizinproduktesicherheit (§ 6 MPBetreibV)

Die Medizinprodukte-Betreiberverordnung wurde 2025 neu gefasst und gilt seit dem 20.02.2025. § 6 verpflichtet Gesundheitseinrichtungen mit regelmäßig mehr als 20 Beschäftigten, eine sachkundige und zuverlässige Person als Beauftragten für Medizinproduktesicherheit zu bestimmen. Pflegeeinrichtungen sind laut § 2 Abs. 4 MPBetreibV ausdrücklich Gesundheitseinrichtungen.

Die Person braucht eine medizinische, pflegerische, naturwissenschaftliche, pharmazeutische oder technische Ausbildung – Pflegefachkräfte kommen also infrage. Sie ist Kontaktstelle für Behörden und Hersteller bei Rückrufen und koordiniert interne Meldungen. Die Einrichtung muss ihre Erreichbarkeit bekannt machen, etwa über eine Funktions-E-Mail-Adresse auf der Website. Mitgezählt werden laut Bezirksregierung Arnsberg alle Beschäftigten nach Köpfen, also auch Teilzeit, Küche und Haustechnik.

Datenschutzbeauftragter (§ 38 BDSG)

Nach § 38 BDSG ist ein Datenschutzbeauftragter zu benennen, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Wer digital dokumentiert, zählt in der Regel mit. Unabhängig von der Zahl gilt die Pflicht, wenn eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist, oder nach Art. 37 DSGVO bei umfangreicher Verarbeitung von Gesundheitsdaten als Kerntätigkeit.

Gut zu wissen: Die Bundesregierung hat angekündigt, die Pflicht nach § 38 Abs. 1 BDSG aufzuheben. Bis Redaktionsschluss (Oktober 2026) war das nach unserer Recherche aber noch nicht in Kraft.

Was gilt ab 50 Beschäftigten?

Sicherheitsbeauftragte (§ 22 SGB VII)

Hier hat sich 2026 etwas geändert. Bisher galt: Ab mehr als 20 Beschäftigten sind Sicherheitsbeauftragte Pflicht. Nach der Neufassung von § 22 SGB VII (laut Fachpresse in Kraft seit 29.05.2026) gilt die Pflicht grundsätzlich erst ab 50 Beschäftigten. Bei 21 bis 49 Beschäftigten ist ein Sicherheitsbeauftragter nur nötig, wenn die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 Arbeitsschutzgesetz eine besondere Gefährdung ergibt. Unter 250 Beschäftigten ohne besondere Gefährdung genügt ein Sicherheitsbeauftragter.

In der Pflege sind Infektions-, Rücken- und Sturzgefahren typisch. Prüfe deshalb mit deiner Fachkraft für Arbeitssicherheit, ob deine Gefährdungsbeurteilung eine besondere Gefährdung ausweist. Die Berufsgenossenschaft (BGW) kann die Bestellung auch anordnen.

Interne Meldestelle (§ 12 HinSchG)

Ab in der Regel 50 Beschäftigten musst du nach dem Hinweisgeberschutzgesetz eine interne Meldestelle einrichten. Sie kann intern besetzt oder an einen externen Dienstleister vergeben werden.

Hygiene, Qualität und Praxisanleitung: Was ist Pflicht?

Hygienebeauftragte

Alle Pflegeeinrichtungen und ambulanten Dienste müssen nach § 35 Abs. 1 IfSG Hygienepläne führen. Für vollstationäre Einrichtungen verpflichtet § 35 Abs. 3 IfSG die Länder, die Ausstattung mit hygienebeauftragten Pflegefachkräften oder Hygienefachkräften per Verordnung zu regeln. Brandenburg verlangt zum Beispiel mindestens eine hygienebeauftragte Pflegefachkraft mit einem Grundkurs von mindestens 40 Unterrichtseinheiten. Den genauen Unterschied der beiden Rollen erklären wir in unserem Beitrag Hygienebeauftragte oder Hygienefachkraft?.

Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB)

§ 112 Abs. 2 SGB XI verpflichtet alle zugelassenen Pflegeeinrichtungen zu Qualitätssicherung und Qualitätsmanagement. Die Details stehen in den Maßstäben und Grundsätzen nach § 113 SGB XI. Eine QMB als Funktion schreibt das Gesetz aber nicht vor. Die Maßstäbe und Grundsätze für die ambulante Pflege nennen die Einsetzung einer oder eines Qualitätsbeauftragten nur als mögliche Maßnahme. In der Praxis haben die meisten Einrichtungen trotzdem eine feste Ansprechperson für QM – sonst bleibt die Arbeit an der Leitung hängen.

Praxisanleitung

Bildet deine Einrichtung nach dem Pflegeberufegesetz aus, brauchst du Praxisanleitende. § 4 PflAPrV verlangt, dass mindestens 10 % der praktischen Einsatzzeit geplante und strukturierte Anleitung sind. Praxisanleitende brauchen eine berufspädagogische Zusatzqualifikation von mindestens 300 Stunden und jährlich mindestens 24 Stunden Fortbildung. Mehr dazu findest du auf unserer Seite zur Weiterbildung Praxisanleitung und im Beitrag zur 24-Stunden-Pflichtfortbildung.

Und was ist mit Medikamenten- oder Wundbeauftragten?

Funktionen wie Medikamenten-, Wund-, Schmerz- oder Sturzbeauftragte sind bundesrechtlich nicht vorgeschrieben. Sie sind aber oft sinnvoll, um Expertenstandards umzusetzen und Qualitätsprüfungen gut zu bestehen.

Pflegeheim oder ambulanter Pflegedienst – welche Beauftragten braucht wer?

Die meisten Pflichten hängen an der Beschäftigtenzahl und gelten für beide Versorgungsformen. Es gibt aber Unterschiede:

• Hygiene: Die Länderverordnungen nach § 35 Abs. 3 IfSG betreffen nur vollstationäre Einrichtungen. Ambulante Dienste brauchen einen Hygieneplan, aber nicht automatisch eine Hygienebeauftragte.
• Brandschutz: Im Pflegeheim ist der Bedarf an Brandschutzhelfern wegen der Bewohnerinnen und Bewohner meist höher. Im ambulanten Dienst betrifft er vor allem Büro und Stützpunkt.
• Medizinprodukte: Pflegeeinrichtungen sind ausdrücklich erfasst. Ob ein ambulanter Dienst als Gesundheitseinrichtung im Sinne der MPBetreibV gilt, solltest du mit der zuständigen Aufsichtsbehörde klären.
• Datenschutz: Ambulante Dienste dokumentieren oft mobil und digital. Damit zählen viele Mitarbeitende für die 20-Personen-Schwelle mit.

Praxisbeispiel: Thomas sortiert die Beauftragten neu

Beispiel: Thomas leitet einen ambulanten Pflegedienst mit 38 Beschäftigten in Sachsen-Anhalt. Bisher hatte er einen Sicherheitsbeauftragten, der jetzt in Rente geht. Durch die Neufassung von § 22 SGB VII prüft er zuerst die Gefährdungsbeurteilung. Gleichzeitig fällt ihm auf: Bei mehr als 20 Beschäftigten fehlt noch ein Beauftragter für Medizinproduktesicherheit. Er benennt eine erfahrene Pflegefachkraft, richtet eine Funktions-E-Mail ein und plant eine Schulung für sie.

So gehst du vor: Beauftragte in 5 Schritten organisieren

1. Beschäftigte zählen: Ermittle die regelmäßige Kopfzahl und die Zahl der Personen, die digital mit Daten arbeiten.
2. Pflichten abgleichen: Nutze die Übersichtstabelle oben und frag bei Heimaufsicht und Gesundheitsamt nach Landesvorgaben.
3. Personen auswählen: Achte auf Fachkunde, Akzeptanz im Team und darauf, dass nicht alle Rollen bei einer Person landen.
4. Schriftlich benennen: Halte Aufgaben, Zeitkontingent, Vertretung und Fortbildungsintervall fest.
5. Qualifizieren und auffrischen: Plane Erstschulungen und Wiederholungen fest in deinen Fortbildungsplan ein.

Beauftragte qualifizieren mit Livento

Für 2027 plant Livento Weiterbildungen zur bzw. zum Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB), zur bzw. zum Hygienebeauftragten und zur bzw. zum Beauftragten für Medizinproduktesicherheit (MPB) – live-online am Abend, damit sie neben dem Dienst passen. Für Träger bieten wir außerdem Inhouse-Schulungen an, die wir auf dein Team zuschneiden.

Alle aktuellen Kurse findest du in unserer Kursübersicht. Wenn du gerade eine Leitungsrolle anstrebst, lohnt sich auch ein Blick auf unsere Weiterbildung zur verantwortlichen Pflegefachkraft (PDL).

Häufige Fragen zu Beauftragten in der Pflege

Welche Beauftragten braucht ein Pflegeheim?

Jedes Pflegeheim braucht Ersthelfer, Brandschutzhelfer sowie eine Betreuung durch Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit. Ab regelmäßig mehr als 20 Beschäftigten kommen ein Beauftragter für Medizinproduktesicherheit und meist ein Datenschutzbeauftragter hinzu, ab 50 Beschäftigten Sicherheitsbeauftragte. Hygienebeauftragte regelt das jeweilige Bundesland.

Welche Beauftragten braucht ein ambulanter Pflegedienst?

Auch ambulante Dienste brauchen Ersthelfer, Brandschutzhelfer und eine arbeitsmedizinische und sicherheitstechnische Betreuung. Je nach Größe kommen Datenschutzbeauftragter und Sicherheitsbeauftragte hinzu. Die Länderverordnungen zu Hygienebeauftragten betreffen nach § 35 Abs. 3 IfSG nur vollstationäre Einrichtungen, ein Hygieneplan ist aber Pflicht.

Ab wie vielen Mitarbeitenden braucht man einen Sicherheitsbeauftragten?

Nach der Neufassung von § 22 SGB VII (2026) grundsätzlich ab 50 Beschäftigten. Bei 21 bis 49 Beschäftigten nur, wenn die Gefährdungsbeurteilung eine besondere Gefährdung für Leben und Gesundheit ergibt. Die Berufsgenossenschaft kann die Bestellung zudem anordnen.

Ist ein Beauftragter für Medizinproduktesicherheit im Pflegeheim Pflicht?

Ja, wenn regelmäßig mehr als 20 Personen in der Einrichtung beschäftigt sind. Pflegeeinrichtungen gelten nach § 2 Abs. 4 MPBetreibV als Gesundheitseinrichtungen. Die Person braucht unter anderem eine pflegerische, medizinische oder technische Ausbildung.

Ist eine Qualitätsmanagementbeauftragte in der Pflege Pflicht?

Nein, als Funktion nicht. § 112 Abs. 2 SGB XI verpflichtet aber alle zugelassenen Pflegeeinrichtungen zu einem einrichtungsinternen Qualitätsmanagement. Eine QMB ist der übliche Weg, diese Pflicht im Alltag zu organisieren.

Ab wann braucht eine Pflegeeinrichtung einen Datenschutzbeauftragten?

Nach § 38 BDSG, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Unabhängig davon besteht die Pflicht, wenn eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist oder die umfangreiche Verarbeitung von Gesundheitsdaten Kerntätigkeit ist. Eine angekündigte Abschaffung der 20-Personen-Regel war im Oktober 2026 noch nicht in Kraft.

Wie viele Brandschutzhelfer braucht ein Pflegeheim?

Die ASR A2.2 nennt in der Regel mindestens 5 % der Beschäftigten. In Pflegeheimen leben viele Menschen mit eingeschränkter Mobilität, deshalb ist oft ein höherer Anteil nötig. Die genaue Zahl ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung und sollte jede Schicht abdecken.

Darf eine Person mehrere Beauftragtenrollen übernehmen?

Grundsätzlich ja, solange sie fachlich geeignet ist und genug Zeit hat. Beim Datenschutzbeauftragten darf es aber keinen Interessenkonflikt geben, etwa mit der Geschäftsführung. Verteile die Rollen möglichst so, dass niemand überlastet ist und es Vertretungen gibt.

Quellen

• § 6 Medizinprodukte-Betreiberverordnung (MPBetreibV 2025) – Beauftragter für Medizinproduktesicherheit
• § 2 MPBetreibV – Begriffsbestimmungen (Gesundheitseinrichtung)
• KV Schleswig-Holstein: Übersicht neue MPBetreibV (Inkrafttreten 20.02.2025)
• Bezirksregierung Arnsberg: FAQ zur MPBetreibV
• § 22 SGB VII – Sicherheitsbeauftragte (aktuelle Fassung)
• Handwerkskammer Halle: Bundestag beschließt Neuregelung bei Sicherheitsbeauftragten
• BGW: Sicherheitsbeauftragte im Betrieb (Stand 02/2024)
• DGUV Vorschrift 1 – Grundsätze der Prävention (§ 26 Ersthelfer)
• Forum Verlag: Brandschutzhelfer nach ASR A2.2
• IHK Ostwestfalen: Merkblatt Arbeitssicherheit (ASiG/DGUV Vorschrift 2)
• § 38 BDSG – Datenschutzbeauftragte nichtöffentlicher Stellen
• Dr. Datenschutz: Fällt die Pflicht zum Datenschutzbeauftragten bis Ende 2026? (12.06.2026)
• § 12 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) – Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen
• § 35 Infektionsschutzgesetz (IfSG)
• Brandenburgische Pflegehygieneverordnung (BbgPflegeHygV) vom 30.09.2024
• § 112 SGB XI – Qualitätsverantwortung
• Maßstäbe und Grundsätze für die Qualität in der ambulanten Pflege nach § 113 SGB XI (Stand 24.10.2023)
• § 4 Pflegeberufe-Ausbildungs- und -Prüfungsverordnung (PflAPrV) – Praxisanleitung
• § 181 SGB IX – Inklusionsbeauftragter des Arbeitgebers

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.